Was kostet eine mobile Kaffeebar oder ein Coffee Bike?
Eine seriöse Kaffeebar mit Barista hat selten einen festen Listenpreis. Der Preis ergibt sich aus der Dauer, der Anfahrt, der Art der Veranstaltung und dem Ort. Wichtiger als die Summe ist, was drin ist: Barista, Kaffee, Milch, Becher, Aufbau und ob Ihre Gäste so viel trinken dürfen, wie sie wollen.
Wer eine mobile Kaffeebar für eine Hochzeit, ein Firmenfest oder eine Messe sucht, will verständlicherweise zuerst wissen, was das kostet. Viele Anbieter nennen online keine Preise. Das liegt nicht an Geheimniskrämerei, sondern daran, dass zwei Buchungen selten gleich sind. Drei Stunden Kaffee auf einer Gartenhochzeit in Fürth sind etwas anderes als neun Stunden am Messestand in einer Halle, zwei Tage hintereinander.
Hier steht, welche Punkte den Preis bestimmen. Wenn Sie die kennen, können Sie Angebote besser vergleichen und bekommen schneller einen festen Preis.
Die Dauer der Buchung
Der größte Faktor ist die Zeit, in der Kaffee ausgeschenkt wird. Bei Feiern sind drei Stunden üblich, zum Beispiel vom Kuchen bis in den frühen Abend. Auf Messen läuft ein Einsatz über den ganzen Tag, typisch sind acht bis neun Stunden.
Für sehr kurze Einsätze lohnen sich Anfahrt und Aufbau für den Anbieter kaum. Rechnen Sie deshalb eher mit einer Buchung ab drei Stunden als mit einer Stunde.
Anfahrt und Entfernung
Die Fahrzeuge kommen auf dem Anhänger. Je weiter der Weg, desto mehr Zeit und Sprit stecken im Einsatz. Innerhalb der Region, bei uns also Nürnberg, Fürth, Erlangen und Umgebung, fällt das kaum ins Gewicht. Bei Veranstaltungen in anderen Teilen Bayerns oder weiter weg fließt die Anfahrt spürbar ins Angebot ein.
Art der Veranstaltung
Eine private Hochzeit, ein Stadtfest und ein Messestand eines Konzerns werden unterschiedlich kalkuliert. Das hat handfeste Gründe: Auf Messen gibt es Vorgaben des Veranstalters, feste Aufbauzeiten, oft mehrere Tage und einen anderen Anspruch an Dokumentation und Rechnung. Deshalb bekommen Firmen ein Angebot mit Nettopreisen zuzüglich Mehrwertsteuer.
Gästezahl und Stoßzeiten
Eine Kaffeebar mit einem Barista an einer Siebträgermaschine schafft rund 100 Gäste pro Stunde. Bis zu dieser Größenordnung ändert die Gästezahl am Preis meist wenig. Spannend wird es, wenn sehr viele Gäste gleichzeitig kommen, zum Beispiel direkt nach einer Trauung oder in der Mittagspause einer Messe. Dann lohnt es sich, vorher über den Ablauf zu sprechen.
Der Ort: drinnen, draußen, Strom oder nicht
Ob die Kaffeebar in einer Halle, im Foyer oder auf einer Wiese steht, macht für die Planung einen Unterschied. Braucht die Maschine Strom, muss ein Anschluss in der Nähe sein. Ein Coffee Bike, das mit Gas und Powerbank arbeitet, kommt ohne aus. In Hallen gilt es dafür manchmal, Regeln zu Gas oder Fahrzeugen zu beachten. All das beeinflusst, welches Fahrzeug passt, und damit auch den Aufwand.
Mehr dazu im Vergleich Coffee Bike oder Kaffee Ape.
Kaffeeflat oder Abrechnung pro Tasse
Am Markt gibt es zwei Modelle. Beim ersten zahlen Sie pro ausgegebenem Getränk. Das klingt fair, macht das Budget aber schwer planbar, und oft braucht es Bons oder eine Strichliste. Beim zweiten Modell bekommen Sie eine Pauschale für die gebuchte Zeit, und die Gäste trinken so viel sie mögen.
Wir arbeiten ausschließlich mit der Pauschale, der Kaffeeflat. Sie wissen vorher, was es kostet, und niemand muss am Ende nachzählen.
Was ins Angebot gehört
Wenn Sie mehrere Angebote vergleichen, achten Sie darauf, ob diese Punkte enthalten sind:
- Barista für die gesamte Buchungszeit
- Kaffee, Milch und pflanzliche Milch, zum Beispiel Hafermilch
- Becher oder Tassen, Zucker, Rührstäbchen
- Aufbau vor Beginn und Abbau danach
- Anfahrt
- Abrechnung pauschal oder pro Getränk
- bei Firmen: Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer
Ein günstiger Preis pro Stunde hilft wenig, wenn Anfahrt, Becher oder Milchalternativen später extra berechnet werden.
So bekommen Sie schnell einen festen Preis
Mit diesen Angaben kann jeder Anbieter ein verbindliches Angebot machen:
- Datum und Uhrzeit, von wann bis wann Kaffee ausgeschenkt werden soll
- Ort oder Adresse der Location, drinnen oder draußen
- ungefähre Gästezahl
- ob Strom in der Nähe ist
- Art der Veranstaltung
Genau diese Punkte fragt unser Anfrageformular ab. Sie bekommen dann ein Pauschalangebot mit Kaffeeflat für Ihre Veranstaltung.
Häufige Fragen zu den Kosten
Warum nennen Anbieter für mobile Kaffeebars oft keine Preise?
Weil Dauer, Anfahrt, Ort und Art der Veranstaltung den Aufwand stark verändern. Ein pauschaler Preis im Internet wäre für die meisten Anfragen falsch. Mit Datum, Ort und Gästezahl gibt es dafür schnell einen festen Preis.
Ist der Barista im Preis enthalten?
Bei uns ja. Die Kaffeebar wird immer mit Barista gebucht, der die ganze Zeit an der Maschine steht.
Was ist günstiger, Kaffeeflat oder Abrechnung pro Tasse?
Das hängt davon ab, wie viel getrunken wird. Die Kaffeeflat ist vor allem planbarer: Der Preis steht vorher fest, egal wie viele Tassen es werden.
Sind die Preise netto oder brutto?
Firmen bekommen Nettopreise zuzüglich Mehrwertsteuer und eine ordentliche Rechnung.