Kaffeebar auf der Hochzeit: Checkliste für die Planung
Legen Sie zuerst den Zeitpunkt fest: zum Kuchen, nach dem Essen oder beides. Dann klären Sie mit der Location Stellplatz, Zufahrt und Strom. Buchen Sie früh, denn Samstage zwischen Mai und September sind schnell vergeben.
Eine Kaffeebar mit Barista ist auf Hochzeiten beliebt, weil sie zwei Probleme löst. Der Vollautomat der Location kommt bei 80 Gästen schnell an seine Grenzen, und das Serviceteam ist beim Kuchen ohnehin ausgelastet. Damit die Kaffeebar am Tag selbst einfach läuft, lohnt sich ein wenig Planung vorab. Diese Checkliste geht die Punkte in der Reihenfolge durch, in der sie meistens anfallen.
1. Den richtigen Zeitpunkt wählen
Auf den meisten Hochzeiten gibt es zwei Momente, in denen alle nach Kaffee fragen:
- Nachmittags zu Kuchen und Hochzeitstorte, oft direkt nach der Trauung oder dem Sektempfang
- Abends nach dem Essen, bevor die Party losgeht, als kleiner Wachmacher
Wenn das Budget begrenzt ist, entscheiden Sie sich für einen der beiden. Der Nachmittag ist der Klassiker, der Abend überrascht die Gäste eher.
2. Die Dauer festlegen
Drei Stunden sind ein guter Richtwert. Das reicht für den Kuchen und die Zeit danach, in der die Gäste zusammenstehen und reden. Wer beide Zeitpunkte abdecken möchte, bucht länger oder plant zwei Blöcke, sofern der Anbieter das anbietet.
3. Die Gästezahl realistisch schätzen
Eine Kaffeebar mit einem Barista schafft rund 100 Gäste pro Stunde. Für die meisten Hochzeiten reicht das gut. Kritisch sind nur Stoßzeiten, wenn alle gleichzeitig zur Theke kommen. Sprechen Sie mit dem Anbieter ab, wann der Andrang zu erwarten ist, dann kann er sich darauf einstellen.
4. Mit der Location sprechen
Fragen Sie Ihre Location früh, ob externe Caterer erlaubt sind und ob es dafür Regeln gibt. Manche Häuser verlangen eine Gebühr oder möchten wissen, wer wann anliefert. Klären Sie außerdem:
- Wo darf die Kaffeebar stehen, drinnen oder draußen?
- Gibt es eine ebene Zufahrt ohne Stufen? Die Fahrzeuge werden das letzte Stück geschoben.
- Gibt es einen Stromanschluss in der Nähe?
- Ab wann darf aufgebaut werden?
5. Das passende Fahrzeug wählen
Steht die Kaffeebar draußen ohne Steckdose in der Nähe, ist ein autarkes Fahrzeug wie das Coffee Bike die einfachste Lösung. Im Saal oder in einer Eventlocation ist die Kaffee Ape ein schöner Blickfang. Beide im Vergleich: Coffee Bike oder Kaffee Ape.
6. An das Wetter denken
Das Dach der Kaffeebar schützt Maschine und Barista, die Gäste in der Schlange aber nicht. Planen Sie für die Kaffeebar im Freien einen Ausweichplatz unter einem Pavillon, einem Vordach oder im Innenbereich ein.
7. Getränke und Milch abstimmen
Espresso, Cappuccino und Latte Macchiato sind Standard. Denken Sie an Gäste, die keine Kuhmilch trinken, und fragen Sie nach Hafermilch. Wenn Kinder dabei sind, lohnt die Frage, was es für sie gibt.
8. Früh buchen
Samstage in der Hochzeitssaison sind bei mobilen Kaffeebars genauso gefragt wie bei Fotografen und DJs. Fragen Sie an, sobald Datum und Location feststehen. Eine unverbindliche Anfrage kostet nichts.
Die Checkliste zum Abhaken
- Zeitpunkt: Kuchen, Abend oder beides
- Dauer, drei Stunden als Richtwert
- Gästezahl und erwartete Stoßzeiten
- Location gefragt: externe Caterer erlaubt?
- Stellplatz, Zufahrt ohne Stufen, Strom
- Fahrzeug passend zum Ort gewählt
- Schlechtwetter-Platz geklärt
- Hafermilch und Getränke für Kinder abgesprochen
- Angebot mit Kaffeeflat, Anfahrt und Aufbau erhalten
Sie haben Datum und Location? Dann schicken Sie uns eine Anfrage für Ihre Hochzeit. Wir klären die Details mit Ihnen und auf Wunsch direkt mit der Location.
Häufige Fragen
Wann sollte die Kaffeebar auf der Hochzeit stehen?
Am häufigsten nachmittags zu Kuchen und Torte. Beliebt ist auch der Abend nach dem Essen, bevor die Party beginnt.
Wie lange sollte man eine Kaffeebar für die Hochzeit buchen?
Drei Stunden sind ein guter Richtwert für einen der beiden Zeitpunkte. Wer Nachmittag und Abend abdecken will, bucht länger.
Wie früh sollte ich die Kaffeebar für die Hochzeit buchen?
Sobald Datum und Location feststehen. Samstage zwischen Mai und September sind früh vergeben.